Sadržaj:
Organiziranje dokumenata ne samo da će vaše važne datoteke držati pri ruci, nego će ih i zaštititi ako se pravilno pohranjuju. Nitko ne voli osjećaj šifriranja kroz dokumente, bacanje papira okolo jer ne može naći taj važan bankovni izvadak. Nakon što organizirate i pohranite dokumente, pronalaženje važnih datoteka je brzo i jednostavno.
Korak
Izračunajte broj datoteka mapa, veziva i kartica razdjelnika koje trebate. To ovisi o broju različitih kategorija podnošenja koje imate. Najbolje je kupiti te potrepštine nakon što ste kreirali kategorije podnošenja kako biste točno znali koliko mapa trebate.
Korak
Odredite prostor ili veliki stol kako biste napravili hrpe svih dokumenata. Organiziranje dokumenata je proces i stoga želite odrediti područje u kojem možete napraviti hrpe vaših razvrstanih dokumenata i ostaviti ih poredane ako ih ne završite odmah. Ovisno o količini dokumenata koje imate, to bi vam moglo oduzeti cijeli vikend, ili još bolje, potrošiti najmanje 10 do 30 minuta dnevno za organiziranje i slanje dokumenata.
Korak
Organizirajte svoje dokumente u hrpice podijeljene u kategorije imena. Na primjer, računi za vodu u jednoj hrpi i bankovni izvještaji u drugoj (odvojeni piloti za svaku banku).
Korak
Napravite popis različitih imenovanih kategorija (tvrtke ili nazivi dokumenata) koje imate nakon što sve svoje dokumente stavite u zasebne pilote. Na primjer: banka of America, vode Bill, auto kredit, State Farm osiguranje, AAA, studentski krediti, itd. Abecednim redom Vaš popis. Ako su svi vaši dokumenti pohranjeni u ormaru u abecednom redu, olakšat će vam se pronalaženje dokumenata.
Korak
Svako ime vaše kategorije upišite na karticu mape s datotekama ili na poseban papir s karticama koje odvojite, a zatim umetnite u karticu mape s visećim datotekama.
Korak
Stavite sve svoje mape s datotekama u ormar za arhiviranje po abecednom redu. Počnite odlagati hrpe dokumenata. Dok podnosite dokumente u odgovarajuće mape, organizirajte dokumente kronološkim redoslijedom s najnovijim na vrhu. Provjerite s državnim i saveznim zakonima kada je u pitanju otkrivanje koliko dugo trebate čuvati određene važne dokumente. Neki dokumenti, kao što su doprinosi IRA-e, moraju se trajno čuvati.
Korak
Zadržite sigurnosnu kopiju važnih dokumenata - ili samo ako želite imati pri ruci godišnje dokumente (na primjer, za porezne svrhe) - tako što ćete unijeti fascikle u kojima ćete predati kopije dokumenata odvojite svoje dokumente u kategorije, kao što su bankovni dokumenti, računi i ulaganja. Ne zaboravite označiti svoje pregrade tako da je sve u vašem registratoru lako dostupno. Stavite popis kategorija s karticama ispred prednje fascikle. Također možete skenirati sve važne dokumente i čuvati elektroničke kopije kao sigurnosnu kopiju.