Sadržaj:
Pitate se koliko dugo treba čuvati dokumente? Prvo odredite što je dokument. Na primjer, ako dokument uključuje monetarne informacije, kao što su novčane isplate ili izjave o zajmu, one će biti kategorizirane u financijske dokumente. Većina financijskih dokumenata pohranjuje se do kraja godine i zadržava se nekoliko godina za kasniju financijsku reviziju, ako je potrebno. Ostale kategorije uključuju identifikaciju, ugovorne, obrazovne i osobne.
Financijski dokumenti
Držite prihode i troškove, račune i druge financijske dokumente, kao što su mjesečni bankovni izvještaji, do godinu dana. Međutim, prilikom arhiviranja financijske evidencije u porezne svrhe, trebate čuvati poslovne i osobne financijske dokumente, kao što su potvrde, do 10 godina u slučaju da budete revidirani.
Dokumenti indentifikacije
Identifikacijski dokument je dokaz o starosti pojedinca i njegovom rodnom imenu, kao što je rodni list ili vozačka dozvola. Te dokumente treba čuvati do kraja života, relativno pri ruci, na zahtjev zakonskih vlasti. Državna dozvola za vozača također je oblik dokumentirane identifikacije koja se mora obnoviti nakon isteka roka, poput vozačke dozvole.
Ugovorni dokumenti
Ugovorni dokumenti su svi pisani ugovori između pojedinca i treće strane za razmjenu ili prodaju robe ili usluga. Ta dobra ili usluge mogu biti kuća ili automobil, što bi uključivalo bilo kakve ugovore o zakupu ili imovinska djela, ili jamstva na kupljenu imovinu. U svakom slučaju, ugovorni dokument ima određen rok dospijeća ili datum završetka dokumenta, koji može biti i određeni datum za odbacivanje dokumenta.
Obrazovni zapisi
Pohranjivanje ocjenjivanih znanstvenih radova i slično, u kutiji za cipele ili sklopivoj mapi, može biti korisno za kasniju uporabu pri arhiviranju obrazovnih dokumenata po semestru. Arhiviranim radom semestra student može pregledati svoje ranije radove za srednjoročno ili završno, kao i osporiti konačne ocjene ako se pojavi potreba.
Za druge obrazovne dokumente, poput mjenica ili izjava o studentskim zajmovima, pokušajte arhivirati te dokumente u financijsku kategoriju. To će vam pomoći da pratite financijske obveze.
Osobni zapisi
Osobni podaci su dokumenti kao što su vjenčani list, fakultetski stupanj i medicinski zapisi koji su osjetljivi dijelovi značajne vrijednosti. Te se predmete uvijek mora čuvati na sigurnom mjestu ili ih treba odložiti, jer se ti predmeti obično ne prikazuju u javnosti. Certifikat ili diploma može se uokvirivati i montirati kako bi ga se sačuvalo i prikazalo privatno kod kuće ili u uredu.