Porezne posljedice nadoknade troškova kroz platni spisak

Interna porezna služba omogućuje poslodavcima da zaposlenima nadoknade troškove poslovanja koji su nastali na poslu. Prema odgovornom planu, ti troškovi su oslobođeni poreza za zaposlenika. Ako se radi o planu koji nije odgovoran, isplate se smatraju plaćama. Ako se nadoknade isplaćuju putem platnog spiska, to znači da su dio plana koji se ne može računati i zaposlenik će platiti porez na naknade.

Čovjek u odijelu pumping gascredit: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Troškovi poslovanja zaposlenika

Kao predstavnici tvrtke, zaposlenici su skloni poslovnim troškovima tijekom rada. Vozeći se u susret klijentu, pokupiti neke uredske potrepštine ili odvesti klijenta na ručak svi su poslovni troškovi koje poslodavac može nadoknaditi. Da bi dokumentirali i opravdali troškove, zaposlenici bi trebali spremati kopije računa prilikom kupovine u poslovnom okruženju. IRS omogućava poslodavcima da nadoknade zaposlenicima milju za putovanje automobilom, tako da zaposlenici mogu voditi detaljan dnevnik poslovnih putovanja, a ne štednju plina.

Odgovorni i neodgovorni planovi

Kada poslodavci zaposlenicima nadoknade troškove rada, oni to čine pod odgovornim planom ili planom koji nije odgovoran. Odgovoran plan je onaj u kojem zaposlenik pruža pravovremenu dokumentaciju troškova i vraća višak povrata. Poslodavac provjerava trošak koji je imao poslovnu vezu i zadržava kopiju dokumentacije. Prema odgovornom planu, nadoknada troškova nije prihod. Umjesto toga, to je oslobođenje od plaćanja poreza za zaposlenika.

Izdavanje čekova u skladu s odgovornim planom

Ako imate odgovoran plan, naknade troškova ne bi trebale biti obrađivane putem platnog spiska. Umjesto toga, zamolite zaposlenike da povremeno prikupljaju dokumentaciju o troškovima, a zatim izdaju ček za naknadu troškova. Te se isplate trebaju evidentirati kao troškovi tvrtke. Na primjer, ako zaposleniku smanjite naknadu za kilometražu za 50 USD, 50 USD treba zabilježiti kao trošak kilometraže. Vaša tvrtka će moći otpisati te troškove na poreznu prijavu, stoga zadržite kopije obrazaca za prijeđenu kilometražu i potvrde o troškovima.

Obrada plaća za planove koji nisu odgovorni

Ako poslodavac ne slijedi pravila odgovornog plana, on djeluje pod ne-odgovornim planom. Ponekad poslodavac namjerno provodi plan koji se ne može računati kako bi minimizirao vođenje evidencije. Na primjer, tvrtka može odlučiti dati zaposlenicima $ 500 svaki za pokrivanje troškova hrane i kilometraže za godišnji poslovni trening i ne zahtijevaju račune. U tom slučaju, nadoknade troškova zapravo se smatraju plaćama, a zaposlenici će plaćati porez na njih.

Budući da se to smatra nadnicom, nadoknade troškova prema planu koji se ne može računati trebalo bi obraditi putem platnog spiska. Na taj način poslodavac može uskratiti savezne, državne i poreze na plaće. Na kraju godine, nadoknade troškova prikazivat će se kao plaće u Obrascu W-2 zaposlenika.