Kako pretvoriti 1099 na W2

Tijekom odnosa zaposlenika s poslodavcem može biti potrebna reklasifikacija poreznog statusa. Često, posao će zaposliti radnike na temelju ugovora. Ako odnos postane redovan i neprekidan, poduzeće će možda morati preobraziti radnika iz neovisnog izvođača u plaćenog radnika. Neuspjeh da se radnik klasificira kao zaposlenik i da se plati obvezan porez na plaće može dovesti do kažnjavanja tvrtke. Kada dođe do konverzije, poslodavac i zaposlenik imaju određene odgovornosti.

Tvrtke koriste standardne porezne obrasce kako bi udovoljile zahtjevima izvješćivanja.

Korak

Pregledajte smjernice Službe za unutarnju poreznu obvezu u vezi s time kada se radnik treba tretirati kao zaposlenik, a ne kao samostalni poduzetnik (vidi Resource 1). Identificirajte sve izvođače koji su radili za vas i koji će dobiti 1099 na kraju porezne godine i trebaju se pretvoriti u W-2 pod istim smjernicama.

Korak

U pisanom obliku obavijestite izvođača radova o njegovoj neposrednoj potrebi da ga preobrati u zaposlenika i koje identifikacijske informacije trebate izvršiti na tu promjenu. Dokumentirajte datum i vrijeme kada su ti zapisi izrađeni u datoteci zaposlenika. Upotrijebite potvrdu o primitku pošte s dostatnom poštarinom ako obavijest šaljete poštanskom poštom. Čuvajte priznanicu koju je u poštanskoj službi SAD-a označio kao svoj "pravni dokaz o pošti".

Korak

Postavite novu datoteku zaposlenika u vašu bazu podataka zaposlenika i sustav za snimanje. Klasificirati izvođača koji se pretvara kao plaća, oslobođena plaća ili po satu bez izuzeća, na temelju posla i razine odgovornosti koju će zaposlenik imati. Upotrijebite svoje računalo i pristup internetu kako biste pregledali smjernice za rad u SAD-u na temelju Zakona o poštenim standardima rada (vidi Resource 2).

Korak

Uspostaviti raspored plaća razmjeran vrsti redovne klasifikacije zaposlenika koju će izvođač dobiti. Uspostavite okidače za plaćanje prekovremenog rada nakon 40 sati rada tjedno ako novi zaposlenik bude zaposlenik po satu.

Korak

Zahtijevati od novog zaposlenika da popuni obrazac W-4 koji daje individualne informacije i porezne iznimke koje treba izračunati prilikom određivanja poreza na izvoru koji se zadržavaju na plaći. Upišite novog zaposlenika u bazu podataka svojih zaposlenika i po potrebi sustav mjerenja vremena.

Korak

Izradite ispunjeni obrazac W-2 za novog zaposlenika prije 31. siječnja za prethodnu poreznu godinu, navodeći plaće, zadržane poreze i ostale podatke potrebne na obrascu. Poslati četiri primjerka zaposleniku za različite zahtjeve za podnošenje poreza. Jednu kopiju čuvajte za svoju poslovnu evidenciju i jedan primjerak pošaljite Poreznoj upravi i državnim ili općinskim poreznim upravama, ako je primjenjivo.